Задание No_____

Такие карточки следует заготовить заранее. Хорошо сброшюровать их по три со вставленной копиркой. Заполнив три карточки сразу, один экземпляр ставим в первый отдел – к определенному числу, второй – в третий отдел – соответствующему лицу, третий экземпляр лучше передать исполнителю.

Карточки такого формата можно отпечатать заранее в типографии для всего учреждения. При этом следует учесть, что на них можно записывать и другие дела, например заметки о телефонном разговоре, поэтому они могут служить для всей картотеки.

Очень важен вопрос о том, следует ли носить картотеку с собой. Если она небольшая и вмещается, например, в папиросную коробку или портсигар, то целесообразно. Если же велика, то надо всегда иметь с собой комплект чистых карточек, чтобы заполнять их по мере возникновения дел и потом помещать в картотеку.

Карточки, относящиеся к числам следующего за календарным месяца, собираются в конце первого отдела и распределяются в картотеке в первый день нового месяца после извлечения карточек с выполненными делами. При умелом использовании картотека заменяет почти все другие средства распределения и планирования времени. Единственный ее недостаток – отсутствие наглядности – можно компенсировать, заведя какой-либо график.

Надо привыкнуть иметь при себе карточки и сразу все записывать: вам ли дано задание или вы его даете.

Фиксировать на карточках надо все дела, чтобы не хранить в записной книжке дополнительные записи.

Надо правильно помещать карточки за разделителями картотеки.

Надо своевременно просматривать карточки и на сегодня, и в других разделах картотеки.

На собрании, в кабинете у начальника -нигде не стесняйтесь сразу записывать задания на карточки.

Картотека – очень удобное средство, но она значительно сложнее других, и для ведения ее требуется больше времени. Поэтому вести ее следует только при действительной потребности в этом, а в других случаях обходиться более простыми средствами.