Как проводить собрание

Успех собрания почти всегда зависит от человека, который руководит им. В роли руководителя вы должны стремиться к достижению следующих целей:

• мотивировать каждого активно участвовать в собрании;

• уделить самое пристальное внимание мышлению группы;

• предоставить информацию, необходимую для продолжения дискуссии;

• сделать так, чтобы обсуждение не отклонялось от намеченных целей и возникших проблем;

• поддерживать атмосферу доброжелательности;

• поощрять неформальный тон, но без вульгарности;

• избегать деликатных ситуаций и разбираться с ними;

• демонстрировать надлежащее присутствие духа;

• задавать вопросы, способствующие рождению и разработке групповых идей;

• начать и закончить собрание вовремя;

• избегать личных нападок;

• обеспечивать спокойствие, сердечность и терпимость;

• признавать важность каждого из участников.

Исходя из этих целей, руководитель должен учитывать следующие вещи, касающиеся его роли и поведения.

1. Если человек пришел на собрание, у него должно быть, что сказать. Именно руководитель собрания должен побуждать всех участников проявить активность.

2. Поскольку руководитель занимает высокое положение в организации, он должен сохранять нейтралитет. Если он будет высказывать свое мнение, то все подчиненные (иногда просто ради сохранения своей работы) могут отказаться от идеи высказать то, что думают на самом деле. Поэтому руководитель должен выслушать на собрании как можно больше информации, отвечать на вопросы и поощрять обсуждение заявленной темы, но при этом он должен оставаться нейтральным.

Возможно, у вас, как у некоторых руководителей, при обсуждении серьезных вопросов появляется хмурый вид. Это может напугать подчиненных, они не станут говорить того, что думают, и активно участвовать в собрании, чего хотелось бы вам. Конечно, вы не можете все время улыбаться, говоря о серьезных вещах, но более расслабленное выражение лица может дать хорошие результаты.