Методические рекомендации. Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

организационные (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указания, постановления);

документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

финансово-бухгалтерские (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы,, счета, кассовые книги и др.);

информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.)

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу — нормативные документы вышестоящих органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД).

Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

Признаки классификации документов:

- по способу фиксации (письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические);

по содержанию (организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые и др);

по наименованию (письма, приказы, уставы, положения и т.д.);

по видам (типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные);

по степени сложности (простые, сложные);

по месту составления (внутренние и внешние);

по срокам исполнения (срочные и несрочные);

по происхождению (служебные, официально-личные);

по степени гласности (обычные, секретные, для служебного пользования);

по юридической силе (подлинные, подложные);

по назначению (подлинник, копия; виды копий - отпуск, выписка из документа, дубликат);

по срокам хранения (постоянного, временного срока хранения свыше 10, или до 10 лет);

по роду деятельности (классифицируют на системы документации —организационно-распорядительная, расчетно-денежная и т.д.).

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

- юридическую силу; качественное и своевременное составление документов;

организацию оперативного поиска.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

Реквизит — это элемент официального документа.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов.

Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (УСОРД), который устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, - 29. В документе конкретного вида их гораздо меньше.

Формуляр-образец - совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, присущей всем видам документов данной системы.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. На внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних они не указываются. Усвоив последовательность расположения и правила составления реквизитов одного вида документа, несложно составить другой.

Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.

Документы по личному составу требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и ведении. Так как они подтверждают трудовой стаж работников, необходимо обеспечить их сохранность на протяжении длительного срока. При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой дея­тельности и личной жизни граждан) Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" относит к категории конфиденциальной информации.

Типовой формуляр - совокупность реквизитов, необходимых для данного вида документа.

Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоянными и переменными.

К постоянным относятся реквизиты, постоянно присутствующие на документе в неизмененном значении и которые можно заранее нанести на бланк организации: Государственный герб Российской Федерации или гербы субъектов Российской Федерации (если организация имеет право изображать герб на своем бланке); эмблема (если она есть у организации), наименование организации, ее справочные данные, код; код формы документа (например, служебного письма).

Перечисленные реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда организации приходится заново изготавливать бланки. Однако это происходит не так часто, особенно в государственных организациях. Поэтому наносить заранее указанные реквизиты выгодно - это сокращает время, затрачиваемое на подготовку документов, исключает появление ошибок и значительно улучшает внешний вид документа, особенно, если эти реквизиты нанесены типографским способом.

К переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит «дата документа» зависит от того, когда создается документ, реквизит «текст» — от того, о чем будет сказано в документе, т.е. от содержания вопроса, освещаемого в документе.

Таким образом, значение переменных реквизитов всегда будет разным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на документе и правила их оформления.

Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.

Обязательные обеспечивают юридическую силу документа и присутствуют всегда на любом виде ОРД: наименование организации-автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст документа, подпись и др.

Дополнительные могут быть не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Они могут характеризовать этапы обработки документа (например, «отметка о поступлении», «идентификатор электронной копии документа»), но отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на его юридическую силу.

Бланки документов предприятия

Бланк- это стандартный лист бумаги, на котором воспроизводятся постоянные реквизиты организации-автора. Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Для бланков применяют бумагу форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование форматов A3 и А6. Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее:

левое - 20 мм;

верхнее -15 мм;

правое- 10 мм;

нижнее-10 мм.

Виды бланков:

общий;

для письма;

конкретного вида документа;

структурного подразделения;

должностного лица.

Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем.

Общий бланк содержит следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;

эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

наименование вышестоящей организации (если она имеется);

наименование организации или предприятия.

На общих бланках допускается указывать трафаретные части отдельных реквизитов, а также ограничительные метки для полей и следующих реквизитов:

грифа утверждения;

заголовка к тексту;

отметки о контроле.

Бланк письма содержит следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города); такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;

эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование вышестоящей организации (если она имеется);

наименование организации (предприятия);

справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов).

Также допускается указывать номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницу в Интернете, номера расчетных корреспондентских счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), наименование банка, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату лицензии; код организации (предприятия) по ОКНО.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например, «ПРИКАЗ", "РАСПОРЯЖЕНИЕ" и т.п.

В деловой практике все чаще используются бланки руководителей предприятий, организаций, ведомств - должностные бланки. На таком бланке вместо наименования предприятия указывается должность, например, "Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации", "Генеральный директор ЗАО "РЕАЛ" и т.п.

Если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразделения, например: ЗАО "АРСЕНАЛ", ДЕПАРТАМЕНТ МАРКЕТИНГА.

Существуют два основных вида расположения реквизитов на бланках:

продольное;

угловое.

Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с центровкой, т. е. равным удалением каждой строки от левого и правого полей.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа.

Часто при оформлении общих бланков применяется продольное, а для бланков писем - угловое расположение реквизитов.

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов бланка на английском или на языке партнера.

Бланки документов следует изготавливать на белой или светлых тонов бумаге, предназначенной для работы с печатающими устройствами (лазерными и струйными), копировальным оборудованием, факсимильными аппаратами, пишущими машинками. Поэтому бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствовать требованиям по плотности и белизне.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.